Recent had ik een afspraak met een oude manager van mij. Remmelt ken ik uit mijn tijd toen ik bij een gerenommeerd IT bedrijf werkte in Hilversum. Halfjaarlijks proberen wij contact te houden om zo op de hoogte te blijven van waar we nu beide mee bezig zijn. In die tijd van samenwerking ervoeren wij veel problemen met urenregistratie.

Voor mij als engineer was de toenmalige oplossing omslachtig en onhandig in gebruik. Regelmatig waren codes niet beschikbaar en daarvoor diende ik weer naar Remmelt te gaan. Hij, op zijn beurt, kon dan zijn werk laten liggen om na te gaan welke codes voor mij dan wel beschikbaar dienden te zijn en moest een afweging maken of ik wel het recht had om op die code te schrijven.

Zo kon er gemakkelijk een halve dag aan voorbij gaan tot ik eindelijk toegang kreeg tot mijn benodigde code. Aangezien ik de weekstaat ook niet kon opslaan, diende ik deze eerst volledig in te vullen om zodoende te beoordelen of er nog meer codes waren die ontbraken. Als engineer zijnde was de tijdsbesteding uren schrijven nu niet iets waar ik naar uitkeek, drempelverhogende zaken als deze deden daar geen goed aan.

Remmelt kende zijn eigen problemen vanuit zijn positie als manager. Urenregistratie diende iedere week op orde te zijn opdat de controller tijdig de factuur de deur uit kon doen. Omdat het pakket als omslachtig werd ervaren, waren weekstaten die op tijd ingevuld werden zeldzaam. Hij heeft menig discussie moeten voeren met de verschillende engineers, vaak dolf hij het onderspit vanwege argumenten over tekortkomingen in de software.

Let daarom bij het selecteren van software voor het registreren en factureren van uren op de volgende belangrijke punten.

1. Kunnen de in mijn branche voorkomende klantafspraken goed worden vastgelegd?
2. Kunnen uren gemakkelijk worden vastgelegd?
3. Kunnen uren door managers en klanten worden geaccordeerd?
4. Kunnen er (proef)facturen worden gemaakt, beoordeeld en aangepast?
5. Zijn de facturen duidelijk genoeg om vragen te voorkomen?
6. Helpen de rapportage en analyse mogelijkheden mij om te sturen?
7. Is de software goed te integreren met andere systemen (bv planning, boekhouding)?

Het administreren van uren is een proces waar iedereen binnen een professionele dienstverlener mee te maken heeft en moet daarom zo simpel mogelijk worden gehouden. De keuze van de juiste software zal daar zeker bij helpen. Houd bovenstaande punten daarom goed in het oog.


Lambert van der Plas

---