APK op de database17/02/2012

Als consultant van QicsTime en QicsPlanner kom ik bij veel bedrijven over de vloer die mensen plannen, tijdschrijven en uren factureren. In mijn gesprekken met gebruikers en beheerders gaat het vaak over performance kwesties. Negen van de tien keer is dit het directe gevolg van een vervuilde database. Nu klinkt vervuiling erger dan het lijkt, maar vervelend is het zeker. Dit is eenvoudig te voorkomen door een periodieke controle, net als een APK voor uw auto.

Inrichting versus onderhoud
Databases spelen een belangrijke rol in de bedrijfsvoering bij grote en kleine bedrijven in de zakelijke dienstverlening. Volgens Wikipedia is een database of datawarehouse een digitaal opgeslagen archief met het oog op een flexibele raadpleging en gebruik. Hierbij moeten we ons realiseren dat een database geen verzameling is van documenten in mapjes zoals wij die kennen uit onze Windows omgeving. Het werkt grotendeels hetzelfde voor de gebruiker, maar zit allerminst hetzelfde in elkaar. Vandaar dat een goede opzet van de database in eerste instantie van groot belang is, met name voor rapportages, maar het onderhoud ervan des te meer.

Vervuiling
Zoals bij een ouderwets, papieren archief ontstaan er ook bij databases vervuilingen. Er kan, per ongeluk, data van gefactureerde uren op een verkeerde plaats terecht komen of er worden bijvoorbeeld lege ‘mappen’ gecreëerd, waar later niets meer mee gebeurd. Zo kunnen er wekelijks nieuwe prospects aangemaakt worden, maar deze leiden vervolgens niet tot daadwerkelijk een nieuwe klant. Zo worden er extra records aangemaakt die niet gebruikt worden, maar wel ruimte in beslag nemen. 

Als de database meer en meer vervuild raakt, merken gebruikers dat ook aan de performance van het systeem. Het duurt lang voordat bijvoorbeeld stamgegevens geladen worden, tenminste, als ze al gevonden kunnen worden. Kortom, het opschonen van uw database is niet alleen belangrijk, ook het up-to-date houden van uw gegevens moet een onderdeel zijn van het periodieke onderhoud. 

Periodieke keuring 
Er zijn dus twee soorten onderhoud. Ten eerste betreft het onderhoud het bijhouden van de archiefruimte en het opschonen van de data zelf. Dit is als het ware een periodieke keuring van de motor aan informatie. Door gebruik (data toevoegen, verwijderen, veranderen) is de constructie namelijk onderhevig aan veranderingen. Een jaarlijkse controle (en eventuele aanpassingen) is dan ook zeker geen overbodige luxe. In de auto van informatie wordt tenslotte iedere dag gereden. 

Ten tweede moet bij onderhoud gekeken worden naar de structuur en het gebruik van de records binnen een database. Vraag advies aan uw Qics consultant hoe dit op een effectieve manier bijgehouden kan worden. Bijvoorbeeld door regelmatig de olie te verversen (het log leeg te gooien), koelwater toe te voegen (databases op te schonen), de bandendruk na te kijken (performance checks op de database of scripts). Wij zorgen ervoor dat uw database optimaal voor uw bedrijf werkt en blijft werken. Ik zou zeggen kom elk jaar even met uw heilige informatie koe bij ons langs voor een APK! De koffie staat klaar!

Thessa Bouber
thessa@qics.nl