5 handvatten bij de selectie van een urenpakket

Er is volop keuze wanneer u op zoek bent naar software voor urenregistratie. Het vastleggen van de gewerkte uren is immers niets nieuws. U beschikt vast over een gedetailleerde lijst van eisen en wensen waarmee u de geboden functionaliteit kunt toetsen. Vergeet echter niet de hoofdlijnen in de gaten te houden. Wij helpen u hier graag een handje bij.

STERK staan...
Om samen te vatten wat belangrijk is aan urenregistratiesoftware, zijn de volgende punten van belang:

• Snelheid
• Transparantie
• Efficiency
• Reactiviteit
• Koppelingen

Snelheid
Ga er van uit dat niemand het registreren van uren leuk vindt. Let er dus op dat het mogelijk is om met zeer weinig handelingen uren te kunnen schrijven. Als het (ook) via een smartphone kan, worden de drempels om tijd te schrijven zeker verlaagd.

Transparantie
Een goed idee hebben van de mogelijkheden van het pakket, weten hoe en waar de authenticatie en autorisatie geregeld is, inzicht in processen, duidelijkheid hebben in de controle van de data. Kortom, kunnen beschikken over overzichtelijke en heldere informatie over de mogelijkheden voordat u overgaat tot aanschaf.

Efficiency
Geen dubbele invoer van stamgegevens en weten dat er weinig tot geen overlap zit in handelingen die moeten worden uitgevoerd. In zo min mogelijk klikken komen tot de gewenste output, of dat nu facturen, rapportages of journaalposten zijn.

Reactiviteit
Uw omgeving verandert, zo worden er ongetwijfeld nieuwe eisen gesteld aan de presentatie van factuurlay-outs, de digitale facturatie en de rapportage. Natuurlijk is het een vereiste dat uw applicatie daar direct op kan reageren.

Koppelingen
De tijd van statische omgevingen is voorbij. Medewerkers moeten overal kunnen inloggen of zelfs met hun smartphone de uren kunnen bijhouden. Applicaties mogen niet beperkt zijn tot die ene kantoorruimte waar ook het plantje en de mappen staan. Kijk ook goed naar de koppelingen met de projectadministratie, de financiële administratie en de planning.

Bij de ontwikkeling van ons softwarepakket QicsTime werken we al jaren aan deze thema’s, waardoor we dagelijks een groot aantal klanten kunnen helpen met het invullen van de meest uiteenlopende wensen. Mocht u meer willen weten over de manier waarop wij ook u kunnen helpen bij het verder professionaliseren van uw organisatie, neem dan contact met mij op via t.bouber@qics.nl.

Thessa Bouber
Manager Training & Consultancy