Koppeling planning en urenregistratie

Vorige week heb ik een RFI (Request For Information) ontvangen van een bedrijf dat op zoek is naar een planpakket waarmee inzicht kan worden verkregen in haar personeelsplanning. Deze personeelsplanning moet plaats vinden op basis van de al geregistreerde werkzaamheden in Exact Synergy Enterprise.

Vaak is een RFI een ellenlange lijst van eisen en wensen, waarbij de opsteller zich op voorhand al lijkt te willen indekken voor onvoorziene gebeurtenissen. Guus Krabbenborg, eigenaar van Terdege Advies en schrijver van blogs voor onder andere Logistek.nl en Microsoft, stelt in zijn blog De RFI-lengte verraadt uw zelfvertrouwen dat hoe kleiner het zelfvertrouwen van een organisatie is, des te langer is hun RFI! Een mening waar ik mij graag bij aansluit.

Planning
Maar dit bedrijf heeft of de blog van Guus ter harte genomen of blaakt van zelfvertrouwen, want deze RFI bestaat slechts uit 37 gesloten en 7 open vragen. Er worden duidelijke en concrete vragen gesteld over de mogelijkheden van het planpakket. Zo worden in deze RFI onder andere de volgende vragen gesteld:

• Kunnen medewerkers geselecteerd worden op basis van kenmerken zoals functie of expertise?
• Hoe is er tijdens het plannen inzicht in de beschikbaarheid van medewerkers?
• Is het mogelijk om naast personeel ook resources (apparatuur, ruimtes, etc.) te plannen?
• Hoe krijgen medewerkers inzicht krijgen in hun planning?
• Is er inzicht in de workload van voorgedefinieerde afdelingen en groepen?

Dit zijn m.i. zeer goede vragen, die terecht in deze RFI gesteld worden. Bovendien is het voor mij natuurlijk wel prettig dat ik met ons planpakket QicsPlanner alle vragen positief kan beantwoorden.

Koppeling met Exact Synergy Enterprise
Omdat dit bedrijf gebruik maakt van Exact Synergy Enterprise heeft men ook een aantal vragen over de koppeling tussen het planpakket en Exact Synergy Enterprise opgenomen. Niet alleen wil men weten of het planpakket een koppeling heeft met Exact Synergy Enterpise, maar ook wil men weten welke gegevens (medewerkers, afspraken, projecten, klanten en resources) uitgewisseld worden, of de koppeling real-time is en of de koppeling tweerichtingsverkeer is. Wederom zeer goede vragen voor een RFI (en ook deze vragen kan ik met QicsPlanner allemaal positief beantwoorden).

Koppeling met urenregistratie en -facturatie oplossing
Maar toch mis ik iets. Want bedrijven die medewerkers inplannen laten in de regel deze medewerkers ook hun uren verantwoorden. En ik weet dat dit ook voor dit bedrijf geldt. Toch vind ik in deze RFI geen enkele vraag terug over het kunnen koppelen van het planpakket met een urenregistratie en –facturatie oplossing. Op zich verbaast mij dat niet, want in de praktijk blijkt dat veel bedrijven hun planpakket niet gekoppeld hebben aan hun urenregistratie en –facturatie oplossing. En dat verbaast mij dan weer wel, want in mijn ogen is het heel logisch dat een planpakket en een urenregistratie en –facturatie oplossing informatie uitwisselen.

Planning als basis voor tijdverantwoording
Ten eerste hebben medewerkers altijd een hekel aan het verantwoorden van hun uren. Daarom is het van groot belang dat het verantwoorden van uren zo gebruiksvriendelijk mogelijk gaat en dat dit zo min mogelijk tijd in beslag neemt. Het is voor medewerkers bijzonder prettig als zij tijdens het registreren van hun werkzaamheden hun eigen weekplanning als basis kunnen gebruiken. Met andere woorden: dat zij hun weekplanning naar hun weekstaat kunnen kopiëren en dat zij vervolgens alleen maar de wijzigingen ten opzichte van hun weekplanning hoeven aan te geven. Bijkomend voordeel is dat de medewerkers dan meteen hun uren verantwoorden op het juiste project en altijd gebruik maken van het juiste artikelnummer. Dit zorgt voor minder kans op fouten en dat scheelt weer achteraf corrigeren (en crediteren)!

Projectvoortgang bewaken
Planpakketten bieden naast de mogelijkheid om medewerkers in te plannen op projecten meestal ook de mogelijk om de projectvoortgang te bewaken. Door de projectplanning af te zetten tegen de tot nu toe bestede tijd (en een inschatting te maken van de tijd die je vanaf dit moment nog moet gaan besteden om het project af te ronden) krijg je snel, vroegtijdig en vooral een goed inzicht hoe het project ervoor staat. Dit stelt je in staat om projecten die over budget heen dreigen te gaan tijdig bij te sturen voordat het, met alle (financiële) gevolgen van dien, te laat is. Aangezien de bestede uren al worden geregistreerd in een urenregistratie en –facturatie oplossing, is het dus logisch om het planpakket en de urenregistratie en –facturatie oplossing te koppelen. Hierdoor kun je in het planpakket, zonder dat er handwerk (lees handmatig overtikken) aan te pas komt, direct de voortgang van een project opvragen en, indien nodig, tijdig bijsturen.

Wil je meer weten over ons planpakket QicsPlanner of onze urenregistratie en –facturatie oplossing QicsTime of heb je vragen hoe je QicsPlanner en QicsTime met elkaar kunt koppelen, neem dan contact met mij op via r.delangen@qics.nl. Ik vertel je graag wat de mogelijkheden zijn.

Ron de Langen
Sales Manager