10 voordelen van een datawarehouse voor het maken van rapportages op Exact

Bedrijven die gebruiken maken van software van Exact, en dat zijn er heel veel, kunnen voor het maken van een rapportage en/of analyse kiezen uit een groot aantal rapportage en analyse tools. In onze blog “De vier beste rapportage/analyse tools” beschrijven wij de beste rapportage en analyse oplossingen voor Exact gebruikers. De kern van die blog is dat het antwoord op de vraag wat de beste rapportage en analyse oplossing voor Exact is, afhankelijk is van wat en hoe je wilt rapporteren.

Rapporten maken is vaak lastig

Als Exact gebruiker wil je zelf rapporten en analyses kunnen maken. Toch ervaren Exact gebruikers, die rapportage en analyse tools gebruiken om zelf rapporten te maken, regelmatig problemen met het maken van deze rapporten. Zo komen ze erachter dat je zelfs voor een simpel rapport vaak al veel tabellen nodig hebt, dat je die tabellen ook nog moet koppelen, dat de tabellen en de kolommen in die tabellen vaak moeilijke namen hebben (veel rare afkortingen), dat je vaak zelf allerlei moeilijke berekeningen moet maken, kortom dat het maken van een rapport vaak een heel lastige klus is. Om die reden wordt het maken van een rapport meestal uitbesteed aan een (extern) consultant. Daar komt nog bij dat rapporten soms erg traag tot stand komen en dat het vaak lastig is om data uit verschillende administraties te consolideren in één rapport.

Oorzaak

De genoemde problemen worden niet door de rapportage en analyse tools veroorzaakt. Deze problemen kunnen dus ook niet binnen deze rapportage tools opgelost worden. De problemen worden veroorzaakt door het feit dat de database van Exact, en van ieder ander ERP pakket van welke leverancier dan ook, is geoptimaliseerd voor transactieverwerking. Dit betekent dat de databases van ERP pakketten zodanig zijn gestructureerd dat er grote hoeveelheden data verwerkt kunnen worden en dat de processen binnen de ERP oplossingen optimaal ondersteund worden. Dit uit zich ondermeer in heel veel tabellen waarin detailinformatie opgeslagen wordt. Maar een database die is geoptimaliseerd voor transactieverwerking, is helaas uitermate ongeschikt voor het maken van rapportages.

De oplossing? Een datawarehouse!

Deze problemen kunnen opgelost worden met het inzetten van een datawarehouse. Een datawarehouse is een database waarin data van één of meerdere Exact databases verzameld worden waarbij deze database, in tegenstelling tot de databases van Exact, wel geoptimaliseerd is voor rapportage doeleinden. In een datawarehouse zijn logische informatiedomeinen gecreëerd (zogenaamde OLAP kubussen) waarin alle tabellen die betrekking hebben op dat informatiedomein al gekoppeld zijn en waarbij de kolommen herkenbare namen hebben gekregen. Een datawarehouse is dus een semantische laag tussen de rapportage tools en de Exact database(s) waardoor het maken van een rapport gebaseerd op gegevens uit Exact veel makkelijker wordt. Maar een datawarehouse biedt nog veel meer voordelen.

10 voordelen van een datawarehouse

De belangrijkste voordelen om voor het maken van rapportages met gegevens uit Exact gebruik te maken van een datawarehouse zijn:

1. Eenvoudig datamodel
   Per informatiedomein zijn alle gegevens reeds samengevoegd waardoor voor de business user een eenvoudig datamodel ontstaat. Tevens zijn alle data voorzien van logische namen die voor een Exact gebruiker herkenbaar zijn;
   
   
2. Eenduidige definitie van begrippen
   Meetwaarden en KPI’s worden (eenmalig) berekend en in een datawarehouse opgeslagen waardoor de informatie die in verschillende rapporten getoond wordt, altijd op dezelfde wijze berekend is;
   
   
3. Verrijken van data
   Op basis van data uit de Exact database wordt een datawarehouse verrijkt met extra meetwaarden. Zo kan bijvoorbeeld op basis van een datum in een datawarehouse tevens vastgelegd worden welke week het betreft, wat de maand is, het kwartaal en het jaar, welke dag van de week het is, of het een feestdag is, et cetera.
   
   
4. Historische data
   Exact slaat niet alle data in haar database op. Zo kun je wel in Exact zien wat er vandaag aan facturen open staat maar kun je niet zien wat er vorig week of vorige maand open stond. Door van dit soort informatie regelmatig snapshots te maken en in een datawarehouse op te slaan, kun je in een datawarehouse wel heel makkelijk over historische data rapporteren
   
   
5. Performance
   Rapporten die hun data rechtstreeks uit Exact databases ophalen zijn vaak traag omdat veel informatie tijdens het draaien van het rapport berekend moet worden. Zoals hierboven beschreven wordt informatie die berekend moet worden bij gebruik van een datawarehouse vooraf berekend en opgeslagen. In een rapport dat gebaseerd is op een datawarehouse hoeft dus vaak niet meer gerekend te worden, waardoor dergelijke rapporten een veel betere performance kennen.
   
   
6. Consolidatie
   Het aantal (Exact) databases dat aan een datawarehouse gekopppeld kan worden is onbeperkt. Doordat data uit verschillende administraties verzameld worden in één datawarehouse, wordt het maken van geconsolideerde rapportages zeer eenvoudig.
   
   
7. Levensduur van data
   Naast databases van Exact software die op dit moment in gebruik zijn, kunnen ook databases van oude, niet meer in gebruik zijnde Exact software, zoals bijvoorbeeld Exact voor Dos of Exact for Windows, aan een datawarehouse gekoppeld worden. Hierdoor kan ook over deze “oude” data gerapporteerd worden, hetgeen de levensduur van deze data verlengt.
   
   
8. Datakwaliteit
   Data in databases zijn vaak niet 100% betrouwbaar met als gevolg dat er twijfel kan ontstaan of de gerapporteerde data wel juist zijn. In een datawarehouse kan data met behulp van kwalitatieve benchmark metingen gecontroleerd worden. Hierdoor is er wel 100% zekerheid dat de getoonde informatie voldoet aan de eisen die door de organisatie aan data gesteld worden.
   
   
9. Compliancy
   Door zaken als de eenduidige definitie van begrippen en de gegarandeerde kwaliteit van data kunnen organisaties die gebruik maken van een datawarehouse aantonen dat ze voldoen aan interne en externe regelgeving.
   
   
10. Schaalbaar
    Een datawarehouse is dusdanig opgezet dat een datawarehouse altijd mee kan groeien met de groei van een organisatie.

QicsAnalytics is het enige officieel door Exact gecertificeerde datawarehouse voor Exact software en dus voor ieder Exact gebruiker die met rapportage “problemen” te maken heeft een interessante oplossing. Meer informatie over QicsAnalytics vindt u op http://www.qics.nl/nl/producten/qicsanalytics/overzicht

Ron de Langen
Sales Manager

T:    071 - 750 15 30
M:    06 - 425 90 428