Het kiezen van software is een gevoelig proces. Bij Qics hebben wij enige tijd geleden een marktonderzoek uitgevoerd, alvorens wij ons product QicsAnalytics zijn gaan ontwikkelen. Onderdeel van dit marktonderzoek waren vragen die betrekking hadden op beslissingscriteria die bedrijven hanteren bij de door hen te maken softwarekeuzes en vragen hoe klanten tot de selectie van hun huidige software waren gekomen. Uitkomst van de enquête was ondermeer dat er een relatie bestaat tussen de gedegenheid van de voorbereiding van de software selectie en de tevredenheid achteraf over de gemaakte softwarekeuze.

Vooronderzoek
Organisaties die een gedegen vooronderzoek hebben gehouden, blijken veel uitgesprokener in hun oordeel te zijn dan organisaties die niet specifiek voor een bepaald softwarepakket hebben gekozen (denk bij dat laatste bijvoorbeeld aan organisaties die door een fusie of overname verplicht worden om een bepaald softwarepakket te gebruiken). Uit de antwoorden op onze online enquête kunnen we opmaken dat bij een vooronderzoek hoge verwachtingen van aan te schaffen software ontstaan. Wanneer na aanschaf en gebruik de verwachtingen niet worden waargemaakt, is de teleurstelling groot. Het tegenovergestelde is ook waar. Organisaties die een softwarepakket hebben gekozen dat de beloftes waarmaakt zijn juist uitermate tevreden.
Bedrijven die door fusies of andere omstandigheden zijn aangewezen op een softwarepakket zonder daarvoor zelf te hebben gekozen, zijn veel minder uitgesproken in hun mening over hun tevredenheid bij gebruik van de software.

Hoe kan het dat organisaties, ondanks een vooronderzoek, minder tevreden zijn met de software waar zij bewust voor hebben gekozen? Politieke belangen, intern en extern, beïnvloeden vaak het keuzeproces. Zo kan het zijn dat een organisatie uiteindelijk een keuze maakt voor een softwarepakket dat niet of minder geschikt voor ze is.

Handvatten
Wat kan men doen om teleurstelling te voorkomen en welke richtlijnen dient men aan te houden? Er zijn vele lijstjes beschikbaar die hierbij kunnen helpen. Op internet kunt u hierover legio artikelen vinden. Qics wil u alvast 3 handvatten aanbieden. Dat geeft u een leidraad die u kan helpen om zelf tot een goede keuze te komen.

• Maak duidelijke doelstellingen.
  Vooraf dient men intern goed voor ogen te hebben wat er met de software bereikt moet worden. Wat moet er kunnen en wat moet het opleveren? Er is een behoefte die momenteel niet wordt vervuld door de huidige software, anders zou men niet op zoek gaan naar een nieuwe oplossing. Wat is er momenteel mogelijk met uw huidige softwarepakket en waar schiet het tekort? Waar zitten de grootste winstpunten die een andere software oplossing u kan bieden? Het komt ook regelmatig voor dat bedrijven nieuwe software aanschaffen om met de nieuwere versie mee te gaan. Is het echt nodig om te converteren? De nieuwere versie staat veelal voor een investering in aanschaf, installatie, onderhoud en training. Levert de nieuwere versie genoeg voordelen op om deze investering te rechtvaardigen?
  
  
• Budgetteer het traject, niet de aanschaf
  Staar u niet blind op de aanschafprijs. De aanschafprijs vormt slechts een klein deel van de totale implementatiekosten. Bovendien gaat het erom wat het gaat opleveren. Uit de enquête van ons marktonderzoek blijkt overigens dat personen hoog in de organisatie, het minst zijn geïnteresseerd in de aanschafprijs. Naarmate men daalt in functieniveau wordt meer nadruk gelegd op de aanschafprijs. Dit kan wellicht worden verklaard door angst voor overschrijding van aan hen toebedeelde budgetten. De aanschafprijs mag echter geen breekpunt zijn. Ten eerste omdat er bovenop de aanschafprijs nog kosten komen voor installatie, onderhoud en training (Zo kan een SaaS oplossing in aanschafprijs op het eerste gezicht duur lijken. Bij een online oplossing komen er echter geen of nauwelijks kosten voor installatie en onderhoud bij). Ten tweede gaat het uiteindelijk om de vraag om wat de software opbrengt. Zo kan een duurder software pakket, door een hoger rendement, uiteindelijk een betere keuze zijn.
  
  
• Blijf objectief
  Organisaties informeren vaak eerst bij hun vaste automatiseerder naar mogelijke softwarepakketten. Wees u ervan bewust dat automatiseerders vaak een beperkte keuze aan softwarepakketten aanbieden. De automatiseerder kan ook niet anders. Vaak is deze gebonden aan partnercontracten met leveranciers. Verder is het ook niet mogelijk om alle software diepgaand te kennen en in staat te zijn om daarover te adviseren. De beperkte keuze aan software die de automatiseerder biedt, geeft hem de mogelijkheid om zich in die specifieke software te specialiseren. Dat brengt wel met zich mee dat een automatiseerder per definitie niet onafhankelijk is.
  Objectief blijven geldt overigens ook voor de personen intern, die zich bezig houden met de keuze van een nieuw pakket. Relaties binnen hun (in)formele kring kunnen een softwarepakket aanbevelen en beïnvloeden daarmee een persoon betrokken bij het keuzeproces. Een pakket dat bij een andere organisatie goed bevalt, is echter niet automatisch de juiste keuze voor uw organisatie.
  
  Objectief blijven binnen het keuzeproces is gecompliceerd. Dat is één van de redenen waarom organisaties die wel aan vooronderzoek hebben gedaan, achteraf alsnog ontevreden blijken over de gekozen software. Binnen het selectieproces is dan het perspectief verschoven naar andere aspecten dan het bereiken van de objectief geformuleerde doelstellingen. Dit kan door zowel interne als externe factoren zijn gebeurd.