We staan aan het einde van dit jaar en aan het begin van de gezellige feestdagen. Ten eerste wil ik jullie iets meedelen buiten het professionele vlak om. Mijn zus is 1,5 week geleden bevallen van een dochter, hiermee ben ik voor de zevende(!) keer oom geworden. Het blijft geweldig om het mee te maken en in deze tijd genieten we er extra van. Met de geboorte van een kind komt er veel geregel om de hoek kijken. Esther, mijn zus, heeft het ontwerp en verzending van de geboortekaartjes geregeld als ware het ging om een professioneel nieuwsbericht. Met haar oog voor detail dachten wij allen dat niets aan het toeval was overgelaten. Toch waren er beren op de weg en heeft ze wat ongemakken weg moeten werken.

Met de inval van het winterse weer werd al verwacht dat de bezorging van de kaartjes wellicht iets langer op zich kon laten wachten. Toen daar bovenop de medewerkers van het postbedrijf besloten te staken, ontpopten zich hilarische taferelen. In de schoonfamilie van Esther bevinden zich veel tantes die graag bij elkaar een kop koffie drinken en elkaar bijpraten over het laatste nieuws. Ondanks dat alle tantes dicht bij elkaar wonen, bleek dat een deel van hen wel een kaartje had ontvangen en anderen niet. Tante Maria liet zich tijdens haar kraambezoek ontvallen dat een deel van de tantes ietwat beledigd was omdat zij geen geboortekaartje hadden ontvangen. Esther heeft haar best moeten doen om uit te leggen dat een ieder wel degelijk in haar relatiebestand voorkwam en zij allen een geadresseerd kaartje dienden te ontvangen. De combinatie van winters weer en stakende postbodes had gezorgd voor een kleine familiecrisis.

In deze tijd is het versturen van kaartjes een discutabel onderwerp geworden. We gebruiken steeds meer van de mogelijkheden die ons online worden geboden. Zo regelen we verzekeringen, abonnementen en bankzaken allemaal zorgeloos online. Uren registreren via een online portal zal niemand vreemd zijn. De postbedrijven zelf gaan hier ook in mee. Op http://www.nu.nl is een interessant artikel over postbezorgers die hun tijdregistratie dienen bij te houden. Postbezorgers dienen een urenadministratie bij te houden zodat de arbeidsinspectie inzicht krijgt of de postbezorgers te weinig tijd krijgen, of dat een deel een lager werktempo hanteert.

Toch lijkt het erop dat we aan bepaalde traditionele waardes vast blijven houden. Zelf heb ik al weer een stapel kerstkaarten mogen ontvangen en ieder jaar weer betrap ik mijzelf erop dat ik op het laatste moment een digitaal kaartje terug stuur. En waarom ook niet? De boodschap komt goed over en ik heb geen last van vertraagde bezorging.

In mijn gedachten heb ik Esther’s verhaal geëxtrapoleerd naar een professionele situatie. Als ze nu gebruik maakte van Exact Synergy om haar relaties (familieleden) bij te houden, dan had ze gemakkelijk een adressenbestand kunnen gebruiken. Wanneer ze vervolgens ook QicsTime gebruikt om haar uren te schrijven, had ze heel eenvoudig aan kunnen tonen dat iedere relatie 15 minuten van haar tijd had gekregen voor een persoonlijke boodschap met het vrolijke nieuws. Gewiekst als ze is heeft ze de geboortekaartjes laten combineren met een kerstgroet, maar ze heeft ze wel allemaal van een eigen onderschrift voorzien. Tijdens de urenregistratie van kaartjes schrijven had ze een project kunnen gebruiken voor meerdere relaties en verschillende tarieven. Zo kan je de tijd voor je schoonfamilie tegen een dubbel tarief wegschrijven.

Als je dan uiteindelijk er toch voor kiest om de kaartjes fysiek te sturen en je loopt tegen bovenstaand beschreven probleem aan, dan kun je je relaties van een inlogcode kunnen voorzien waardoor iedere tante zelf kan controleren of haar gegevens wel correct zijn, Esther tijd aan haar heeft gespendeerd en of het kaartje daadwerkelijk verstuurd is. De combinatie van Exact Synergy voor relaties en QicsTime voor urenregistratie leent zich hier uitstekend voor. De volgende stap zou dan zijn om volgend jaar QicsPlanner te gebruiken zodat je agenda vanzelf is gevuld en je dus niets over het hoofd ziet. Met de mogelijkheid om competenties toe te kennen kan je dan haar andere drie kinderen aan het werk zetten om de enveloppen te vullen, dichtplakken en ze op de post te doen. Uiteraard dienen de kinderen dan ook hun uren te registeren en kan je daar vervolgens de kerstbeloning van af laten hangen.

Uiteindelijk zie ik een situatie als dit niet zo snel gebeuren en zal ze volgend jaar gewoon weer op de bonnefooi haar kerstkaarten versturen. Voor professionele organisaties zou het probleem met tantes (relaties) uiterst pijnlijk zijn. Mijn advies voor een goed voornemen van het nieuwe jaar is het evalueren van uw CRM systeem, urenregistratie en projectplanning software. Kies voor een toepassing die beschikbaar is online en kies voor integratie. Uw relatiebestand, urenregistratie en projectplanning helpt niet alleen uzelf intern, maar het beschermt u ook tegen boze tantes.

Qics gebruikt zelf Exact Synergy in combinatie met QicsTime, QicsPlanner en QicsAnalytics. Alle producten integreren met elkaar en het geeft ons één locatie van data die door alle applicaties wordt gebruikt door middel van integratie. Online uren registreren, plannen en data analyseren geeft ons de mogelijkheid om locatieonafhankelijk te kunnen werken.

Als afsluiting wil ik u persoonlijk fijne feestdagen en een gelukkig, gezond nieuw jaar wensen. De medewerkers van Qics hebben een kerstgroet voor u samengesteld in de vorm van een korte video. Ik raad u aan deze te bekijken met uw geluid aan.

Lambert van der Plas
Marketing & Communicatie