Als consultant bezoek ik vaak dienstverlenende bedrijven, waarvan de medewerkers regelmatig bij klanten op bezoek gaan. In deze tijd is het niet alleen belangrijk om uren te schrijven op een eenvoudige manier, maar het is vaak een vereiste dat dit vanaf andere locaties toegankelijk is.

Normaal gesproken worden aan het einde van de dag de uren in het pakket voor tijdschrijven geregistreerd, echter dan dient een dergelijke applicatie wel online beschikbaar te zijn. De softwareoplossing dient bovendien te integreren met uw ERP systeem, zoals bijv. Exact Synergy, om uniformiteit van data te behouden. Graag wil ik zelf wat meer vertellen over QicsTime en waarop, mijns inziens, onze oplossing zich onderscheidt.

QicsTime is onze applicatie die voorziet in het registreren van uren op afstand. De web-based software biedt de mogelijkheid om via HTTP:// of HTTPS:// (beveiligde site) de urenregistratie online beschikbaar te stellen aan urenschrijvers. Dat betekent dat iedere medewerker van uw organisatie op elk moment de beschikking heeft over zijn urenregistratie en dus tot het invoeren, wijzigen en verwijderen van uren of zogenaamde verschotten zoals kilometers of hotelkosten. Het is mogelijk om de urenoverzichten standaard per weekstaat op te vragen, printen of exporteren naar PDF.

Daarnaast is het mogelijk om tal van overzichten te combineren met de zogenaamde Rechten en Rollen in de back office applicatie. Dit houdt bijvoorbeeld in dat het standaard meegeleverde rapport Project Monitor alleen toegankelijk is voor Projectmanagers / Projectleiders, waarbij zij de uren kunnen op vragen van de medewerkers die hebben geboekt op de projecten waar zij verantwoordelijk voor zijn.

Bovenop de urenregistratie en rapportage mogelijkheden in het online gedeelte van QicsTime, is er ook de mogelijkheid om bepaalde stamgegevens inzichtelijk te maken voor deze Projectmanagers. Zij kunnen de projectkaart zien en projectleden toevoegen of de tariefbepaling van hun projecten instellen. 

Deze stamgegevens kunnen weer worden aangemaakt in onze online urenregistratie software QicsTime. Het kan ook zijn dat er gebruik wordt gemaakt van Exact en dat deze stamgegevens real-time uit Globe worden gesynchroniseerd. Als u niet alleen van Exact Globe gebruik gemaakt maar bijvoorbeeld ook van Exact Synergy Classic of Synergy Enterprise gebruikt, dan zijn er nog meer integratiemogelijkheden. Integratie van data is een essentieel onderdeel waarover Qics eerder een blog heeft geplaatst.

De afdeling Training & Consultancy, waar ik onderdeel van ben, schrijft iedere twee maanden een nieuwsbrief (Qics NewsFlash) waarin wij diep op de materie van het tijdschrijven ingaan en geven wij tips & trics over het gebruik van QicsTime. Meldt u aan via ons aanmeldformulier op de website als u de nieuwsbrief wilt ontvangen. De laatste nieuwsbrief die door onze afdeling is geschreven kunt u online nalezen.

Thessa Bouber
Consultant