10 tips om verborgen kosten te elimineren03/12/2010

Deze week was ik bij een prospect voor een demonstratie hoe je urenregistratie en facturering met behulp van QicsTime in combinatie met Exact op kunt lossen, toen één van de aanwezigen de opmerking maakte dat een uurtje per dag bij het koffiezetapparaat toch moest kunnen… . "Dat is dan toch een duur kopje koffie”, reageerde ik terwijl ik nog een slokje van mijn cappuccino nam.
Toen ik tijdens de QicsTime demo aan deze Exact gebruiker liet zien hoe urenschrijvers met QicsTime eenvoudig hun uren kunnen boeken, bleek dat medewerkers van dit bedrijf regelmatig uren niet op een klantproject verantwoorden omdat ze, voor hun gevoel, die week al (te) veel uren op dat project geschreven hadden…! Ik heb gevraagd of de medewerkers die hun uren schrijven op de hoogte zijn van de financiële afspraken die met de klanten gemaakt zijn. Dit bleek (uiteraard) niet het geval. Maar als een urenschrijver niet op de hoogte is van de financiële afspraken met een klant, hoe kan die medewerker dan bepalen of zijn uren wel of niet doorbelast kunnen worden? Ik heb daarom geadviseerd om medewerkers die uren schrijven te stimuleren altijd alle uren die aan een project besteed zijn te schrijven op een project. Laat degene die dit project factureert en die wel op de hoogte is van de afspraken met de klant maar bepalen welke uren wel of niet doorbelast worden.
Verborgen kosten
Bovengenoemde situatie kom ik in de praktijk regelmatig tegen. We hebben het hier over verborgen kosten. Verborgen kosten zijn kosten die niet direct zichtbaar zijn, bijvoorbeeld omdat er een factuur niet is verstuurd, maar die een organisatie wel geld kosten. Enkele voorbeelden van verborgen kosten zijn:
  • te veel tijd besteden aan werkzaamheden zoals uren schrijven en factureren;
  • gemiste omzet omdat niet alle bestede uren gefactureerd worden;
  • rente(-en liquiditeits)verlies doordat uren te laat gefactureerd worden;
  • kosten die gemaakt moeten worden om fouten te herstellen;
  • imagoschade waardoor klanten minder bestellen of zelfs naar de concurrent gaan.
10 tips om verborgen kosten te elimineren
Iedere organisatie heeft te maken met verborgen kosten. Veel verborgen kosten zijn onnodig en kunnen met een aantal eenvoudige maatregelen drastisch ingeperkt worden. Om verborgen kosten zoveel mogelijk te elimineren heb ik voor u de volgende 10 tips:
  1. Zorg dat buitenmedewerkers hun uren webbased in kunnen voeren
    2. Stel medewerkers die veel buiten de deur zijn in staat hun uren webbased te verantwoorden zodat zij bij de klant of vanuit huis hun uren kunnen boeken in plaats van dat zij speciaal naar kantoor moeten komen om hun uren te verantwoorden.
  2. Laat uw medewerkers altijd al zijn/haar contracturen verantwoorden
    3. Laat uw medewerkers niet alleen zijn directe uren boeken maar vooral ook zijn indirecte uren verantwoorden. Dit maakt uw medewerkers bewust hoeveel uur hij /zij niet declarabel is.
  3. Vergelijk het % declarabele uren van uw medewerkers onderling
    4. Als u het % declarabele uren van uw medewerkers onderling gaat vergelijken dan zult u zien dat onderlinge verschillen groot zijn. Bespreek het % declarabele uren tijdens een beoordelingsgesprek met uw medewerker en maak gezamenlijk afspraken die het aantal declarabele uren (kunnen) verhogen.
  4. Geef uw medewerker een urentarget
    5. Door uw medewerkers een urentarget te geven (en te belonen indien dit target gerealiseerd wordt) stimuleert u uw medewerkers om alle productieve uren ook daadwerkelijk op projecten te boeken in plaats van dat de medewerker zelf gaat bepalen of bestede uren wel of niet aan de klant doorbelast kunnen worden.
  5. Maak gebruik van een geïntegreerde oplossing
    6. Als u met een financieel pakket zoals Exact werkt maak dan gebruik van een urenregistratie en factureringsoplossing die volledig met Exact is geïntegreerd. Dit versnelt het proces van urenregistratie, facturering en financiële verwerking aanzienlijk. Een geïntegreerde oplossing voorkomt bovendien fouten en het ontstaan van verschillen tussen beide oplossingen. 
  6. Zorg dat medewerkers niet op verkeerde projecten kunnen boeken
    7. Toon medewerkers alleen die klanten, projecten en uursoorten waarop ze tijd mogen schrijven. Dit vereenvoudigt het tijdschrijven en voorkomt veel correcties achteraf.
  7. Uren schrijven moet gebruikersvriendelijk en vooral eenvoudig zijn
    8. Medewerkers dienen zo weinig mogelijk tijd kwijt te zijn aan het schrijven van hun uren terwijl de kans dat ze een fout maken zo klein mogelijk is. Selecteer urenregistratie software die hier functionaliteit biedt, zoals weekstaten kunnen kopiëren, weekstaat kunnen verplaatsen (erg handig als men de uren per ongeluk in een verkeerde week geboekt heeft), het tonen van recent geboekte projecten, projecten als favoriet op kunnen slaan en informatie over eerder geboekte weekstaten op kunnen vragen. 
  8. Zorg dat tijdens de facturering alle afspraken beschikbaar zijn
    9. Financiële afspraken moeten in de software vastgelegd kunnen worden en beschikbaar zijn tijdens het factureren. Dit bespoedigt het factureringsproces en voorkomt dat bestede uren ten onrechte niet aan de klant doorbelast worden.
  9. Factureer tijdig
    10. Als u eerder factureert, heeft u eerder het geld op uw rekening. Dit is uiteraard gunstig voor uw cash flow.
  10. Laat uw organisatie zien hoeveel omzet misgelopen wordt.
    11. Als een medewerker iedere week slechts één declarabel uur extra schrijft, levert dat (uitgaande van een uurtarief van € 125 per uur) € 6.500 extra omzet per jaar op. Vermenigvuldig dat bedrag met het aantal medewerkers dat declarabel is en u ziet hoeveel omzet dat ene uurtje in de week extra uw bedrijf oplevert. Maak uw medewerkers attent op dit soort rekensommen!
Als u Exact software gebruikt, urenregistratie en facturering voor u belangrijk zijn en u zoekt hulp bij het elimineren van uw verborgen kosten, neem dan met mij contact op want ik denk graag met u mee hoe ook u uw verborgen kosten kunt elimineren.
Ron de Langen
Sales Manager
T:    071 - 750 15 30
M:    06 - 425 90 428

Reageren


Naam:
E-mail:
Reactie:
In verband met het grootschalig misbruik van onze formulieren zijn wij helaas verplicht een controle uit te voeren op de echtheid van deze invoer. Om het formulier te verzenden dient u de onderstaande tekst over te typen in het tekstvak.

  of 

BLOGS