Even voorstellen. Mijn naam is Jacob den Houting. Ik ben nu twee jaar werkzaam binnen Qics. Binnen Qics richt ik mij op de operationele gang van zaken. Daar hoort uiteraard ook de maandelijkse afwikkeling van de facturering van onze werkzaamheden bij. Voordat ik ben gaan werken voor Qics, ben ik ruim 20 jaar actief geweest binnen de accountancy branche, waarvan de laatste 12,5 jaar als partner van Jan© accountants & belastingadviseurs. Toen ik in 1995 mij inkocht bij een rechtsvoorganger van Jan© accountants & belastingadviseurs , was het declaratieproces tijdrovend (en erg vervelend om te moeten doen, een typisch geval van een taak die als corvee wordt beschouwd). Onze medewerkers verantwoordden de door hen gewerkte tijd op weekstaten (handmatig, dan wel in spreadsheets), het secretariaat voerde deze weekstaten handmatig in de kantooradministratie, waarna overzichten per klant werden gegenereerd die de basis vormden voor de door de relatiebeheerders voorbereidde facturen (zowel de teksten als de bedragen kwamen handmatig tot stand). Alvorens deze facturen werden verstuurd, werden zij nog beoordeeld door mijn partner en mijzelf (gelukkig nog wel ieder voor onze eigen klanten…) en waar nodig werden de facturen wederom handmatig aangepast. Kortom: het declaratieproces was bewerkelijk, tijdrovend en  zeer inflexibel. Al snel hebben wij daarom gezocht naar een betere software oplossing. Deze oplossing werd destijds begin 1996 gevonden en door mijn één van mijn huidige mededirecteuren binnen Qics: Eddy Plasier geïmplementeerd. Ik zal u niet vermoeien met de implementatieproblemen (voornamelijk veroorzaakt door de kinderziektes die er destijds in de nog erg nieuwe sofware zaten), maar wil ingaan op de grote voordelen die wij met onze keuze voor in onze bedrijfsvoering geïntegreerde urenregistratie- en factureringssoftware bereikten. Deze voordelen zijn gek genoeg bijna 15 jaar na dato ook vandaag de dag voor veel bedrijven nog niet vanzelfsprekend.

Als ‘urenfabriek’ wil je dat alle medewerkers dagelijks hun uren invoeren in het urensysteem. Voor alle fasen van het factureringsproces geldt dat invoer en bewerkingen plaats en tijd onafhankelijk moeten kunnen gebeuren (je wilt het een ieder zo gemakkelijk mogelijk maken). Om de kans op invoerfouten te verlagen en om de invoer nog gemakkelijker te maken, wil je per medewerker inregelen op welke klanten en werksoorten wel/niet mag worden geboekt en wil je veel terugkerende werkzaamheden voor kunnen definiëren, zodat de invoer van dergelijke werkzaamheden niet/nauwelijks tijd meer vergt. Uiteindelijk bereik je hiermee dat medewerkers met minder weerzin deze ‘corvee’ taak uitvoeren en (niet onbelangrijk) een beter en tijdig inzicht in de ontwikkeling van het onderhanden werk (en daarmee ook in de mogelijke gevolgen voor uw liquiditeitsplanning).

Als de uren eenmaal zijn ingevoerd, moeten zij worden geaccordeerd, maar desgewenst ook snel en eenvoudig kunnen worden aangepast (bijvoorbeeld tijd die aan pre sales is besteed, maar die na het toekennen van de opdracht alsnog op de klant/opdracht kan worden geboekt). Met name dit laatste aspect (eenvoudig aanpassen uren) bracht ons grote voordelen omdat voorheen in het handmatige urenverwerkingsproces, het zeer omslachtig was achteraf uren om te boeken en/of te veranderen en het om die reden dan vaak maar achterwege werd gelaten. Het scheelde ons per maand tientallen uren (bij een kantoor met 15 medewerkers) die op die manier werden uitgefactureerd, daar waar ze voorheen als overhead kosten werden beschouwd.

Nadat de uren zijn gefiatteerd kan er gefactureerd worden. Het is daarbij praktisch als je de beschikking hebt over informatie als: wat is er vorig jaar voor hetzelfde werk in rekening gebracht, zijn er vaste prijsafspraken? Etc. Bij het handmatige proces moest dat vanuit allerlei ordners en overzichten (die vervolgens maandelijks handmatig werden bijgewerkt) worden opgezocht. Dat is niet alleen tijdrovend, maar ook onpraktisch. Het betekent namelijk dat als je zoiets niet op je vaste werkplek doet, er met allerlei ordners moet worden gesleept. Een goed factureringsprogramma biedt deze informatie in één scherm. Bovendien biedt het programma de mogelijkheid om gemakkelijk, zelf de standaard ingeregelde factuurteksten en bedragen te veranderen. Bedragen kunnen bijvoorbeeld wel eens worden verhoogd omdat afgesproken is een bepaald aantal uren te besteden en er uiteindelijk minder uren zijn verantwoord. Ondanks de aanpassingen wil je graag de historie vasthouden of terug kunnen naar de situatie zoals deze origineel is ingevoerd. Een goed programma biedt deze mogelijkheid.

Een bijkomend voordeel van goede factuurteksten tenslotte is dat het het aantal vragen die achteraf door klanten over facturen worden gesteld vermindert en daarmee dus de incassotermijn verkort, hetgeen een positief effect heeft op de liquiditeit.

Door het zelf (door de declarant en/of partner) aanpassen van factuurvoorstellen en het door de medewerkers zelf rechtstreeks in laten voeren van hun tijdbesteding, schakel je uiteindelijk de tussenkomst van het secretariaat uit. Dit leverde destijds in onze situatie (bij een kantoor met 15 medewerkers) een besparing op van circa 5 mandagen per maand. Bovendien werd door de tussenschakel secretariaat te elimineren uit het factureringsproces, de doorlooptijd van de afhandeling van de factuurvoorstellen structureel met een week verkort. Voor onze liquiditeit betekende dat een besparing op het benodigde werkkapitaal van omgerekend € 50.000 (omdat wij dat bedrag structureel een week eerder binnen hadden op onze bankrekening).

Het lijkt onnodig te zeggen dat wij de investering in de nieuwe software destijds in enkele maanden hebben terugverdiend, dat wij minder vragen kregen van klanten over onze facturen (verhoging klanttevredenheid) en dat de corvee taak van onze medewerkers minder vervelend werd.

Mocht dit verhaal vragen bij u oproepen: Qics is al ruim 10 jaar specialist op het gebied van softwareoplossingen rondom het thema urenregistratie. Wij helpen u graag verder!

Jacob den Houting

---