Over het accorderen van uren zijn altijd discussies. Wie keurt wat, wanneer goed? Het lijkt simpel. Maar als je het proces van accorderen niet goed doordenkt, kunnen de gevolgen pijnlijk zijn. Ieder verkeerd geschreven en geaccordeerd uur leidt tot een incorrecte factuur. Dat kost geld en is onnodig. Bouw dus de juiste controleslagen in om er voor te zorgen dat u geen Euro verliest. Hier zijn 8 tips die u hierbij kunnen helpen:

1. Stel duidelijke spelregels op voor medewerkers die tijdschrijven
   Dit lijkt een open deur. Maar vaak wordt aangenomen dat de medewerkers wel weten op welke projecten ze hun tijd moeten schrijven, terwijl iedereen er zijn eigen interpretatie aan geeft.
   
   
2. Zorg dat medewerkers niet op verkeerde projecten kunnen boeken
   Toon medewerkers alleen die klanten, projecten en uursoorten waarop ze tijd mogen schrijven. Dit vereenvoudigt het tijdschrijven en voorkomt veel correcties achteraf.
   
   
3. Maak een jaarschema met deadlines waarop uren uiterlijk geboekt en geaccordeerd moeten zijn
   Het accorderen en factureren kan alleen maar efficiënt gebeuren als de informatie compleet is. Wees streng op de deadlines.
   
   
4. Accordeer de uren eerst vanuit een projectverantwoordelijkheid
   Klant- of projectmanagers weten wie er op welke projecten hebben gewerkt en wat acceptabele omschrijvingen zijn. Laat hen dan ook in eerste instantie de uren goedkeuren.
   
   
5. Laat de afdelingsmanager de controle op volledigheid uitvoeren
   Een afdelingsmanager heeft de verantwoordelijkheid om te controleren of er genoeg uren in een week geschreven zijn, of de uren tijdig zijn verantwoord en of de uren op de goede interne projecten zijn geschreven. Laat hem/haar deze controles uitvoeren nadat de project- of klantmanager alle andere uren heeft goedgekeurd.
   
   
6. Neem beslissingen over de facturatie pas tijdens het afhandelen van factuurvoorstellen
   Voor een projectmanager is de verleiding groot om alleen uren op het project te laten boeken die ook daadwerkelijk gefactureerd kunnen worden. Dat geeft mooiere projectresultaten omdat de uren die wel besteed zijn, maar niet gefactureerd worden, niet zichtbaar zijn. Uiteraard wilt u juist wel zien wat het verschil is tussen de bestede uren en de gefactureerde uren. Zijn de inschattingen te laag geweest of is er niet efficiënt gewerkt?
   
   
7. Laat klanten uren accorderen
   Ter vervanging van het ouderwetse ‘urenbriefje’ kunt u de klant de gewerkte uren elektronisch laten goedkeuren. Dit versnelt het facturatieproces aanzienlijk en verkleint de kans dat de klant achter af de factuur niet wil betalen.
   
   
8. Probeer, evalueer en verbeter
   Vraag iedere drie maanden aan alle belanghebbenden feedback over het proces van accorderen en factureren. Pas het proces aan op basis van deze feedback. Houdt er rekening mee dat er ongeveer een jaar voor nodig is om het proces te optimaliseren.