Het komt nog steeds voor dat organisaties geen automatische controleslag maken tussen registratie en facturatie. De verantwoordelijkheid voor deze controle ligt bij de afdeling administratie. Vaak dienen deze medewerkers een handmatige controle uit te voeren zonder direct inzicht te hebben in de uitgevoerde werkzaamheden. Deze problematiek kan worden voorkomen.

Eigenlijk dienen de uren van de urenschrijver geaccordeerd te worden door personen die zicht hebben op de activiteiten die zijn uitgevoerd. Meestal is dit de directe manager van de urenschrijver of de project manager. Door de controle in een zo vroeg mogelijk stadium uit te voeren, kunnen eventuele fouten tijdig worden hersteld. Het geeft de manager ook direct inzicht in het werk dat is uitgevoerd.

De manager die verantwoording draagt voor het controleren zal bij de controle op uren ook inzage willen hebben in de afspraken met de klant. Alleen dan kan de manager controleren of de uren juist zijn verantwoord. Bij afspraken over budget is het van belang of uren op het correcte deelproject, tegen het juiste tarief geschreven zijn. Verder dient de beschrijving van extra werk representatief te zijn om onduidelijkheden te voorkomen op de factuur.

Klanten hebben vaak ook behoefte tot inzage in geschreven uren, voordat de facturatie plaats vindt. Bij lang lopende projecten is dit vaak een vereiste die wordt gesteld. Toegang verlenen aan klanten zodat zij de geschreven uren kunnen zien, leidt tot minder geschillen over de factuur. Snellere afhandeling van facturen leidt tot een verlaging van openstaande posten. Dankzij het gebruik van portals kan de software locatie onafhankelijk gebruikt worden. Let hier dus op bij het kiezen van een urenregistratie pakket.

QicsTime kan locatie onafhankelijk worden gebruikt en geeft de mogelijkheid om relaties toegang te geven tot uw systeem. Rechten kunnen uiteraard worden beperkt, zodat klanten alleen hun eigen projecten kan zien. Verantwoordelijkheid voor het accorderen kan bij één of meerdere personen worden belegd.

Meer informatie over QicsTime is te vinden op onze website. Als u vragen heeft, kunt u gebruik maken van ons contactformulier. Onze afdeling Training & Consultancy verstuurt woensdag 1 december de QicsTime Newsflash. Een nieuwsbrief die verder ingaat op het gebruik van QicsTime. Aanmelden voor de nieuwsbrief kan via het aanmeldformulier.