TMC professionaliseert het tijdschrijf- en facturatieproces

TMC Group N.V. (TMC) detacheert hoogopgeleide professionals in technische omgevingen bij opdrachtgevers die gespecialiseerd zijn in hightech, R&D, ICT en bouw & civiel. In 2013 besloot TMC het proces van urenschrijven en factureren te professionaliseren. Qics leverde de software en de dienstverlening om dat met TMC te realiseren.

TMC heeft alle competenties in verschillende business cellen georganiseerd. Iedere business cel heeft een directeur, officemanager en enkele accountmanagers. Binnen de cellen zijn specialisten met dezelfde deskundigheid en marktfocus verenigd. Deze specialisten (werkondernemers) zijn ondernemende innovatiespecialisten en projectprofessionals die worden uitgedaagd zich voortdurend te blijven ontwikkelen. Naast een vast contract zonder concurrentiebeding krijgen zij, afhankelijk van bijvoorbeeld specifieke kennis, een marge van het bedrag dat met hun detacheringscontract wordt verdiend.

Rogier van Beek, TMCDe uren die de werkondernemers van TMC voor klanten werken worden één op één doorbelast. Een goed systeem voor urenregistratie en –facturatie is daarom essentieel. “In het verleden schreven en factureerden wij ook uren, maar leek het ons te overkomen”, vertelt Rogier van Beek, CFO bij TMC. “Er was geen duidelijke structuur. Coaching was bijvoorbeeld bij de ene cel facturabel en bij de andere niet. Nu kunnen we zien wie waarop tijd schrijft en kunnen we hierop sturen”.

Bij TMC wordt Qics op dit moment gebruikt voor het schrijven van tijd. De facturatie en het beheren van projecten en medewerkers vindt plaats in AFAS. De geschreven uren worden vanuit Qics doorgeboekt naar AFAS, waar ze gefactureerd worden. De koppeling is essentieel. Daar zit ook het meeste beheer in.

Mark Mollen, controller bij TMC, is betrokken geweest bij de selectie en implementatie van de Qics tijdregistratie oplossing. “We proberen het tijdschrijven zo simpel mogelijk te houden. Toch is dat best lastig bij ons, met de verschillende cellen en karakteristieken die daarbij horen. Sommige bedrijven willen tijd registreren om inzicht te krijgen, andere bedrijven willen ook factureren, maar bij ons zit er ook cash-out aan vast. Ieder geschreven uur heeft bijvoorbeeld invloed op de bonus en verlofopbouw. Daarbij wilden wij vooraf al een aantal checks inbouwen die niet in standaard software te vinden zijn.” Voor deze TMC specifieke wensen heeft Qics een TMC-module gebouwd die op de standaard software aangesloten is, en is gekozen voor QicsTime in plaats van QicsMilestones dat in de cloud draait. TMC kan zo gewoon gebruik maken van updates van het standaardpakket, maar heeft een oplossing die past bij haar bedrijfsvoering. “Met een 100% standaardpakket was het nooit gelukt en met een 100% maatwerkpakket was het veel te duur geworden. Deze combinatie is perfect.”

De keuze voor Qics is volgens Van Beek een strategische keuze. “We hebben een traject doorlopen met 4 of 5 leveranciers. We zochten een partij die groot genoeg was om op te kunnen vertrouwen, maar niet zo groot dat we gekwalificeerd zouden worden als kleine klant, met onze 530 tijdschrijvers. Het moet voor beide partijen spannend genoeg zijn. Met Qics hebben we deze klik. “

Mark Mollen: “Het was een leuke samenwerking en we kijken er met een heel goed gevoel op terug. De Qics consultant had echt gevoel voor de business en kon goed de vertaalslag maken van onze wensen naar de software. Ze gaf richting aan het project. Naast het opleveren van QicsTime, nam ze ook een stuk coaching voor haar rekening. Dat was prettig en hadden wij echt nodig.”

“De Qics consultant had echt gevoel voor de business en kon goed de vertaalslag maken van onze wensen naar de software”

“Wij hebben er veel belang bij om het tijdschrijven onder controle te hebben. Alle omzet komt immers uit het ‘verkopen’ van uren bij de klant”, aldus Van Beek. “Voorheen schreven we eens per maand tijd en dan ook nog eens helemaal aan het einde van de maand. We keken vooral heel veel achteruit en we waren totaal niet bezig met bijvoorbeeld de productiviteit voor de komende week. Daarbij hadden we niet de juiste ‘artikelen’ gedefinieerd. Marketing was bijvoorbeeld een verzamelbak voor indirecte uren. Hiervan hadden we dus geen goede analyse. Door meer controle te krijgen op indirecte uren stijgt de productiviteit van de werkondernemers, wat onmiddellijk een hogere omzet en dus ook resultaat oplevert”. Van Beek geeft aan de rapportages wekelijks te bekijken en hiermee de celdirecteuren scherp te houden. “We zijn nog steeds aan het opvoeden. Er mogen bijvoorbeeld geen indirecte uren worden opengezet zonder akkoord van een accountmanager. Voorheen konden we daar niet naar handelen omdat we hier geen inzicht in hadden. Nu kunnen we dat wel.”

“Het moeilijkste was dat het project pas is afgerond als je echt live bent. Pas na het in gebruik nemen ga je zien wat wel en niet goed werkt. Voor je gevoel ben je klaar, maar juist dan moet je gas geven. De hele organisatie moet in beweging worden gezet om te zorgen dat tijd goed geschreven wordt en kritieke punten moeten snel worden opgelost. Het was hard werken en alle zeilen bijzetten, maar het is gelukt.”

“Door meer controle te krijgen op indirecte uren stijgt de productiviteit van de medewerkers wat resultaat oplevert”

Van Beek: “Kortom, we zijn erg blij met Qics. De rapportages zijn goed en het beheer lijkt ook goed te gaan. De officemanagers zijn er blij mee en dan hebben we het goed gedaan. In de toekomst moeten we kritisch gaan kijken waar we nog meer kunnen verbeteren. We willen nog verder automatiseren. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan een app waarmee we het tijdschrijven nog makkelijker en laagdrempeliger kunnen maken. Niemand vindt tijdschrijven leuk, maar het is essentieel voor onze bedrijfsvoering. We moeten daarom proberen die drempel zo laag mogelijk te maken.”

Wilt u meer weten over QicsMilestones? Neem dan contact op met Qics via 071 -7501530 of mail naar sales@qics.nl voor meer informatie. Wij helpen u graag verder.






  • 29-02-2016

Iets voor u?

Bekijk wat QicsTime voor uw organisatie kan betekenen.
AFSPREKEN   

Op de hoogte blijven?

Meld u nu aan voor onze nieuwsbrief.
Aanmelden